Het organiseren van een zakenreis verloopt net iets anders dan het boeken van last minutes voor een persoonlijke trip. Vaak staan begrippen zoals voordelige prijzen, flexibiliteit en tijdswinst centraal bij het aanvragen van een zakenreis. Hoe zorgt u ervoor dat alles op rolletjes loop
Essentiële informatie verzamelen
Allereerst moet u een aantal essentiële gegevens verzamelen: de bestemming van de zakenreis, het aantal deelnemers, de reisduur en de reisdata en het beschikbare budget. Het is daarbij erg belangrijk om de namen van alle deelnemers correct neer te schrijven. Passagiers van wie de namen op het ticket niet overeenkomen met hun paspoort, kunnen namelijk aan boord geweigerd worden. Het aanpassen van foutieve gegevens kost bovendien behoorlijk wat geld.
Daarnaast moet u uitzoeken of er bepaalde vereisten nodig zijn om naar een specifiek land te kunnen reizen, zoals een visum of verplichte vaccinaties. En als een van de deelnemers van de zakenreis een allergie heeft, moet u dit ook weten zodat u de maaltijden in het hotel en het vliegtuig of de trein kunt laten aanpassen.
Zodra u al deze gegevens verzameld heeft, kunt u aan de slag met het effectief boeken van de zakenreis. Vergeet de verzamelde informatie zeker niet bij te houden voor een volgende zakenreis om zo behoorlijk wat tijd te besparen.
Vluchten en accommodaties op een slimme manier boeken
Bij het boeken van vluchten doet u er goed aan om eerst de beschikbare last minutes te checken. Zo kunt u vaak flink wat voordeel doen waardoor u meer budget overhoudt dat u bijvoorbeeld kunt gebruiken voor de accommodatie of maaltijden van de deelnemers. Als u een hotel of andere verblijfplaats boekt, kijkt u best niet alleen naar de prijs en de classificatie, maar ook naar de ligging. Zo kan een hotel in het centrum misschien een hogere kamerprijs hebben, maar toch nog voordeliger uitkomen. Als een accommodatie namelijk ver van de plaats van het zakenevent ligt, zal er nog een taxi of ander vervoersmiddel betaald moeten worden en die kosten kunnen snel oplopen.
Steeds dubbelchecken en bevestigen
Voor aanvang van de reis is het verstandig om alle gegevens met betrekking tot de vluchten, het verblijf en eventuele huurwagens nog eens te controleren én te bevestigen. Zo komen de deelnemers van de zakenreis niet voor onaangename verrassingen te staan en kunnen ze zich volledig concentreren op wat telt: zaken doen, bijleren en netwerken.
