Er zijn een aantal zaken die je als zelfstandige kunt aftrekken van je belastingen. Uiteraard geldt, hoe hoger de omzet, hoe meer er afgeschreven kan worden. Echter kunnen mensen met een eenmanszaak met geringe omzetten ook bepaalde zaken afschrijven en de belangrijkste zijn de kosten van het telefoneren. Voor zelfstandige ondernemers zijn zakelijke telefoongesprekken namelijk meestal fiscaal aftrekbaar. Welke voorwaarden stelt de Belastingdienst bij een telefoon van de zaak?
Twee verschillende vormen van zakelijke, mobiele telefonie
Er valt een onderscheid te maken tussen twee verschillende vormen van zakelijke telefonie, namelijk een mobiele telefoon /smartphone die je koopt voor jezelf, als ondernemer of een mobiele telefoon / smartphone die je koopt voor je personeel. In beide gevallen ben jij als ondernemer de eigenaar en blijf je dat gedurende de gehele periode dat je personeel de telefoon gebruikt.
Kosten aftrekken van de winst
Beide vormen van bovengenoemde zakelijke telefonie zijn onbelast. Dit betekent dat je de kosten kunt aftrekken van de winst. Dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskosten en het dataverbruik. Daarnaast mag je de btw verrekenen bij de aangifte van je omzetbelasting. Dit geldt dus ook voor de telefonie kosten die een medewerker van je maakt. Zorg er echter wel voor dat de telefoon op naam van je bedrijf staat. Als deze namelijk op naam van de medewerker staat, moet je alsnog 21% btw betalen.
Ook de aanschaf van de telefoon kan worden afgeschreven
Als je een Sim Only-abonnement hebt en op een gegeven moment een nieuwe zakelijke mobiele telefoon koopt, mag je deze uitgave ook opgeven als aftrekpost. Houd voor het toestel de actuele marktwaarde aan. Een mobiele telefoon voor privégebruik is uiteraard niet aftrekbaar. Of je de telefoonkosten afboekt van je zakelijke rekening of van een privérekening, maakt voor de Belastingdienst niet uit. Het helpt je wel overzicht te houden in je administratie als het van dezelfde (zakelijke) rekening wordt afgeschreven.
Vaste telefoon van de zaak op huisadres is niet aftrekbaar
In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is een vaste telefoonlijn op je huisadres niet aftrekbaar. Die wordt door de Belastingdienst namelijk altijd als privé gezien. Een tweede vaste lijn daarentegen, voor je kantoor in huis, is wel aftrekbaar. Hier geldt wel: een gesprek met een opdrachtgever telt natuurlijk wél mee. Een telefoontje tussendoor naar een familielid om deze een prettige verjaardag te wensen dan weer niet.
De voordelen zakelijk telefonie abonnement
Als je zakelijk abonnementen voor jou en je eventuele medewerkers afsluit, is dit ook volledig aftrekbaar van zowel de inkomsten- als van de omzetbelasting. Dat scheelt weer, zeker als je veel medewerkers hebt voor wie een telefoon noodzakelijk is in hun functie.
Veel providers bieden voordelige pakketten aan waarmee je direct voor al je medewerkers een passend abonnement kunt kiezen. Natuurlijk hoef je geen apart zakelijk telefoon abonnement te nemen, maar het maakt je administratie meteen een stuk overzichtelijker. Je ziet de abonnementskosten dan namelijk ook meteen zonder de btw.
Zakelijk bellen met een privé abonnement
Als privé en zakelijk telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor je administratie. Het wordt echter iets ingewikkelder als de telefoonrekening een gemengd karakter heeft. Dit gebeurt wanneer je ook zakelijk belt met een privé abonnement.
Deze situatie geldt voor de meeste startende ondernemers en komt ook in andere situaties voor, zoals bij een internetaansluiting in huis. Je mag dan wel alleen maar het zakelijke gedeelte aftrekken van je belastingen.
Zakelijke gedeelte bepalen
Als je een telefoonabonnement hebt dat bestaat uit zowel toestel- als verbruikskosten, breng je een evenredig deel van deze abonnementskosten in mindering op je winst.
Er is alleen geen eenvoudige berekening om dat zakelijke deel te bepalen. Je kunt je volledige verbruik tot op de mb en minuut bijhouden door de factuur van je telefoonkosten te specificeren, maar je mag het ook inschatten.
De verdeling tussen zakelijk en privé
Een smartphone gebruik je vaak zowel zakelijk als privé om te bellen, appen, mailen of misschien als routeplanner. Je bent zelf verantwoordelijk voor deze schatting, de Belastingdienst gaat hierin uit van een bepaalde mate van redelijkheid. Je moet dit uiteraard wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt naar een specificatie van je telefoonabonnement.
Telefoon op bedrijfsnaam
Het is een bekend misverstand dat je als zzp’er altijd een zakelijk abonnement voor je mobiele telefoon zou moeten afsluiten. Het is voor een eenmanszaak namelijk niet verplicht om de naam van je bedrijf op de factuur te hebben staan. In de Wet op de Omzetbelasting staat aangegeven dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur vermeld moeten zijn. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe je als zzp’er jouw onderneming noemt.
Het abonnement kan dus gewoon op jouw privénaam worden afgesloten, met als tegenrekening jouw privérekening. Dit levert echter wel wat meer administratieve rompslomp op, omdat je in jouw boekhouding het zakelijke gebruik, wat steeds wisselt, moet inschatten.
