Steeds meer bedrijven gaan digitaal werken. Dat is belangrijk, want de kans is groot dat over tien jaar de meeste archiefkasten en postzegels niet meer gebruikt worden. De ondernemer van de toekomst maakt zich volledig klaar voor de nieuwste technieken. Het gebruik van oude technieken als het invullen van formulieren, deze printen en bewaren is niet goed voor het milieu, maar komt ook de overzichtelijkheid binnen het bedrijf niet ten goede. Een goede onderneming is immers een geoliede machine.
Door gebruik te maken van digitalisering is het mogelijk processen te stroomlijnen. Op die manier kunnen medewerkers met elkaar samenwerken, zonder dat ze daarvoor steeds naar kantoor hoeven te komen. Want als een onderneming correct gedigitaliseerd is, kunnen medewerkers altijd en overal bij de juiste data komen, op een veilige manier.
Tips
Digitalisering is een proces dat tijd kost. Het zal wel even duren totdat alle neuzen volledig dezelfde kant opstaan. Veel mensen zijn nog gewend een eigen agenda bij te houden in plaats van digitaal te plannen. Of men maakt een notitie en hangt deze aan het beeldscherm op bureau. Dergelijke voorbeelden zijn bij geslaagde digitalisering verleden tijd. Door te digitaliseren is het mogelijk alle belangrijke documenten centraal op te slaan. Zo weten ook de collega’s waar men precies mee bezig is en wat er nog moet gebeuren. Zeker in bedrijven waar audits en het afwerken van checklists vaak voorkomen is digitalisering een onvermijdbare stap. Maar hoe doe je dat eigenlijk, digitaliseren?
Tip 1: Plan digitaal
Het kan ingewikkeld zijn om bepaalde analoge gewoontes af te leren. Het is noodzakelijk om als eerste stap van digitalisering alle afspraken digitaal te plannen, bijvoorbeeld via Calendly. Daarvoor zijn wel een aantal zaken nodig, zoals toegang tot het internet en speciale software. Wanneer jij of je collega een afspraak maakt, is het de bedoeling dat je die afspraak digitaal opslaat in de software. Zo is het voor andere collega’s inzichtelijk waar je precies mee bezig bent en kunnen er geen dubbele afspraken gemaakt worden. Een afspraak op een papiertje zetten en die op het beeldscherm plakken kan dus echt niet meer.
Tip 2: Digitale documenten
Ten tweede: maak gebruik van digitale documenten via een app. Meestal gebruik je zonder het te merken toch nog veel ouderwetse documenten. Denk bijvoorbeeld aan een Word-bestand waarin een heel proces is uitgewerkt. Het nadeel van zo’n bestand is dat als het proces afwijkt, je een flink deel moet herschrijven. Een checklist bij een audit afwerken in Excel is ook al verouderd. Een betere oplossing is om één keer een centrale checklist te maken. Deze kan dan puntsgewijs worden afgevinkt door de collega’s die in het veld zijn om de audit of checklist af te werken. Ander voordeel van digitale documenten: je kunt gemakkelijk akkoord van de opdrachtgever of foto’s van de situatie bijvoegen. Zo kun je voorkomen dat er later gesteggel over de werkzaamheden ontstaat.
Tip 3: Geef leiding aan verandering
Digitaliseren betekent voor iedereen veranderingen omarmen. En dus is het belangrijk om goed naar je medewerkers te luisteren en eens te polsen hoe zij tegen veranderingen als de voorgenomen digitalisering aankijken. Dat kan nog best lastig zijn; er zullen collega’s zijn die de slachtofferrol aannemen en elke verandering als een probleem zien. Er zijn ook collega’s die gewoon toekijken hoe de digitalisering wordt toegepast. Een derde groep zijn de critici. Deze critici vinden (al dan niet uitgesproken) iets van de veranderingen. Deze groep moet je goed in de gaten houden bij digitaliseren, want dit kan het proces belemmeren. Er zijn natuurlijk ook voorstanders die vol enthousiasme digitalisering binnen de organisatie omarmen.
De tips rondom digitalisering gaan dus niet alleen over de praktische zaken, het is ook belangrijk om een goed beeld te krijgen van hoe er over processen op de werkvloer wordt gedacht. Zorg ervoor dat je alle neuzen dezelfde kant op krijgt en klaar bent voor de toekomst.
Tip 4: Durf veranderingen door te voeren
Ten slotte: digitaliseren is ook veranderen. Het is belangrijk dat alle veranderingen die je doorvoert, ook blijvend zijn. Digitaliseren kan best wat tijd en geld kosten, dus is het niet de bedoeling dat de moeite die je gedaan hebt binnen een paar maanden weer wordt teruggedraaid. Vaak gaat dit samen met een investering en het is niet de bedoeling dat het geld voor niets wordt uitgegeven. Zorg er daarom voor dat iedereen op dezelfde manier tegen digitalisering aankijkt. Verantwoording afleggen en resultaten laten zien is belangrijk om digitalisering te laten slagen. Daarvoor zijn er verschillende tools in softwarepakketten. Maar de ervaring leert dat wanneer men eenmaal aan de veranderingen is blootgesteld, men al snel veranderingen omarmt.
