Het kantoor is de ultieme omgeving voor een printer: als er ergens veel documenten geprint worden, is het daar wel. Een formuliertje hier, een verslag daar… Zonder een zakelijke printer op kantoor wordt dat toch een stuk lastiger. Maar waar moet je op letten als je er eentje gaat kopen en wat zijn de keuzes die je moet maken? We helpen je op weg met enkele aandachtspunten bij het aanschaffen van een printer op kantoor.
Inkjetprinter of laserprinter
De eerste keuze is een belangrijke: welk soort printer past bij jouw zakelijke printgedrag? Een inkjetprinter werkt met cartridges en een laserprinter met toners. Beide zijn geschikt voor zakelijk gebruik, maar er zijn wel een paar verschillen. Het belangrijkst hierbij is de hoeveelheid prints die de zakelijke printer aankan. Een laserprinter is echt een printkanon: deze moet je hebben als je een groot bedrijf hebt en er flink op los print, want hij heeft geen enkel probleem met 25.000 tot wel 50.000 prints per maand. Ben je zzp’er, heb je een klein kantoor of print je gewoon alleen het hoognodige? Tot ongeveer 8000 prints per maand is een inkjetprinter verstandiger. Deze blinkt bovendien uit in het printen van foto’s – wel zo handig in de creatieve industrie.
Losse inktcartridges of niet?
Kies je voor een inkjetprinter, dan heb je cartridges nodig. Deze kleine inktreservoirs bevatten inkt in de kleuren zwart, cyaan, magenta en geel. Bij sommige cartridges, zoals de HP 301 cartridge, zitten de drie kleuren in één cartridge. Lekker makkelijk, want dan hoef je voor de kleureninkt maar één cartridge te kopen en zijn jij en je werknemers niet constant bezig met vervangen. Het nadeel is dat je altijd alleen de gehele cartridge kunt vervangen, ook wanneer er maar één kleur op is. Soms blijft er dus inkt over in zo’n tri-color cartridge. Zonde, zeker als je je bedenkt dat HP inkt één van de duurste vloeistoffen ter wereld is! Gelukkig werken andere printers juist met losse cartridges voor elke kleur. Door de voor- en nadelen van losse cartridges tegen elkaar af te wegen en dit mee te nemen in je keuze voor een zakelijke printer, voorkom je dat het apparaat achteraf toch niet aan je wensen voldoet.
Het totaalplaatje of terug naar de basics
Wil jij je zakelijke printer niet alleen gebruiken om te printen, maar ook om te kopiëren, scannen of zelfs faxen? Dan is een all-in-one printer de perfecte keuze. Vooral in een zakelijke omgeving is het handig om zo’n alleskunner binnen handbereik te hebben, zodat jij én je werknemers nooit mis hoeven te grijpen. Wordt er bij jou op kantoor juist helemaal niet gescand, gekopieerd of gefaxt? Dan bespaar je flink wat geld door een simpele uitvoering te kopen, zonder extra’s. Zo voorkom je dat je betaalt voor functies die je helemaal niet gebruikt.
Kies zelf je gemak
Dankzij alle digitale mogelijkheden van tegenwoordig zijn printers natuurlijk ook voorzien van de nieuwste technische snufjes. Je kiest zelf of je deze wel of niet nodig vindt, maar een aantal zijn vooral voor zakelijk gebruik goed om in de gaten te houden. Wifi op de printer is bijvoorbeeld handig voor flexplekken of wanneer er veel op laptops wordt gewerkt. Als je puur documenten uitprint is een hoogwaardige fotoprinter niet nodig, wanneer je juist wel veel met afbeeldingen en fotos werkt, is juist weer een must. De meeste printers kunnen tot en met A4 formaat printen, maar er zijn ook printers die tot A3 formaat kunnen printen, dit is bijvoorbeeld handig voor bouwtekeningen etc. Al met al zijn er aardig wat zaken waar je op moet letten bij het kopen van een zakelijke printer, informeer je dus goed voorafgaande het kopen van je zakelijke printer.
